RFP 작성을 위한 10가지 체크리스트
프로젝트 RFP 작성 시, 발주사가 고려해야 할 체크리스트 Top10
RFP(Request for Proposal), 즉 제안요청서는 프로젝트의 목적, 범위, 요구사항을 명확히 정의하여 적합한 파트너를 찾고 성과를 극대화하기 위한 전략적 설계도입니다. 하지만 많은 발주기관이 구체성 없이 RFP를 작성하는 경우, 실제 진행 단계에서 반복된 커뮤니케이션 오류와 품질 저하를 경험하게 됩니다. 아래의 10가지 체크리스트는 발주자가 RFP를 준비할 때 반드시 고려해야 할 핵심 항목으로, 실무적인 성공을 위한 기본 프레임워크를 제시합니다.
1. 이 사업의 궁극적인 목표는 무엇입니까?
단순한 산출물 목록이 아니라, 이 프로젝트가 해결하고자 하는 근본적인 문제와 도달하고자 하는 최종 목적을 명확히 기술해야 합니다. 예를 들어, "노후된 시스템을 교체한다"는 표현보다 "민원처리 속도를 향상시키기 위해 UI/UX를 개선하고, 데이터를 통합관리할 수 있는 시스템을 구축한다"는 식의 목적 설정이 바람직합니다.
2. 최종 사용자는 누구입니까?
사업의 주요 이해관계자가 누구인지, 그리고 실제로 시스템 또는 서비스를 이용할 사용자가 누구인지 구체적으로 기술해야 합니다. 내·외부 사용자, 시민, 특정 부서 등으로 나누어 설명할 수 있습니다.
3. 현재 상황과 문제점은 무엇입니까?
기존 시스템이나 서비스가 안고 있는 기술적 또는 운영적 문제를 서술해야 합니다. 예를 들어, “현 시스템은 모바일에서 접근이 불가하며, 데이터 연동이 불안정하여 수기로 병행 처리 중입니다”와 같이 실제 상황을 기술하는 것이 효과적입니다.
4. 기대하는 성과지표(KPI)는 무엇입니까?
정성적 성과뿐 아니라 정량적 목표를 함께 설정해야 합니다. 예: "페이지 로딩 속도 2초 이내", "사용자 만족도 80% 이상", "검색 유입 30% 증가" 등 구체적인 수치를 제시하는 것이 좋습니다.
5. 필요한 기능과 기술 요건은 무엇입니까?
로그인/회원관리, 관리자 페이지, 외부 API 연동, 웹 접근성 준수(WA 인증 등) 등 반드시 구현되어야 하는 기능을 항목별로 나열하고, 기술적 제약사항이 있다면 함께 기술해야 합니다.
6. 콘텐츠는 누가, 어떻게 제공하고 관리합니까?
초기 콘텐츠 제공 책임, 콘텐츠 유형(텍스트, 이미지, 영상 등), 콘텐츠의 제작과 편집 범위, 이후 운영 체계(CMS 사용 여부, 담당자 등)를 함께 명시해야 혼선을 방지할 수 있습니다.
7. 유지보수 범위와 기간은 어떻게 설정되어 있습니까?
납품 이후 무상 또는 유상 유지보수 기간(예: 12개월), 포함되는 범위(버그 수정, 콘텐츠 수정, 백업 등), 긴급 대응 조건 등을 사전에 정의해 두어야 분쟁을 예방할 수 있습니다. 만약 발주사 내부의 임직원들이 유지보수를 하게 될 경우, 해당 내용도 사전에 공유되는 것이 좋습니다.
8. 벤치마킹 사례나 회피하고 싶은 사례는 있습니까?
참고하고 싶은 타 기관 사례가 있다면 구체적으로 언급하고, 피하고 싶은 설계나 UI 흐름 등이 있다면 그 이유와 함께 기술하는 것이 좋습니다.
9. 프로젝트 일정과 예산은 현실적인 수준입니까?
전체 사업기간, 각 단계별 기간(기획, 디자인, 개발, 테스트 등), 발주기관의 내부 승인 절차 등을 고려한 현실적인 일정 제시가 필요합니다. 또한 예산 범위가 제한적이라면, 우선순위를 조정할 수 있도록 유연성을 명시하는 것도 도움이 됩니다.
10. 평가 기준은 어떻게 설정되어 있습니까?
가격 점수와 정성 평가 점수의 비중, 제안서 평가 항목(기술력, 이해도, 수행인력 등), 프레젠테이션(PPT) 또는 인터뷰 심사 여부 등을 구체적으로 기술해야 공정하고 효율적인 심사가 가능합니다.
잘 작성된 RFP는 좋은 제안을 이끌어내고 불필요한 커뮤니케이션을 줄여줍니다. 위 10가지 항목을 기준으로 기획하고 준비한다면, 제안사의 이해도는 높아지고 발주사의 의도가 명확히 전달될 수 있습니다. 프로젝트 착수 전에 중요한 항목들이 미리 정리된다면, 프로젝트 전반의 품질을 높일 수 있습니다.